Ratsastusseuran ja muun yhdistyksen tulisi olla joukkue, jossa kaikki viihtyvät, mutta seuran pyörittäminen ei aina ole helppoa. Kun ihmiset käyttävät vapaa-aikaansa seuran hyväksi, he haluavat että heidän työpanostaan arvostetaan. Kukaan ei käytä vapaa-aikaansa loputtomasti epäkiitolliseen työhön. Kun kaikilla on omassa elämässään kiire, voi olla vaikea saada ihmisiä sitoutumaan yhteisen tavoitteen eteen. Jäsenet tekevät seuran, mutta myös johtohenkilöiden persoonalla on vaikutusta. Hyvässä seurassa jokainen viihtyy. Usein kuitenkin kuulee kerrottavan, että seuratyö on epäkiitollista työtä, ja muutaman ihmisen odotetaan tekevän kaiken. Samat naamat pysyvät hallituksissa vuodesta toiseen ja puheenjohtaja määräilee. Miten saada ihmiset leipomaan, myymään tuotteita ja nousemaan kuudelta viikonloppuaamuna rataa rakentamaan?
Hyvä boogie
Kouvolalaisseura Kymijoen Ratsastajat ry on esimerkki onnistuneesta seuratoiminnasta. Virkeä seura järjestää vuosittain kilpailuja, sääntökoulutuksia, toimii yhteistyössä muiden alueen seurojen kanssa. Tänä vuonna seura tekee yhteistyötä Erasmus-hankkeen kanssa, jonka avulla kyetään lähettämään nuoria maailmalle hevostelemaan. Seurassa on noin 200 jäsentä ja se toimii laajalla maantieteellisellä alueella, lähes koko Kymijokivarressa. Jäsensihteeri Jenni Suhonen kertoo, miten he ovat onnistuneet luomaan hyvän kierteen.
Kunkin vastuualue on merkitty selkeästi. ”Meillä jaetaan vastuut vuoden alussa, ja niistä pidetään kiinni.”
Tehtävät ovat tekijöilleen mielekkäitä. ”Seuran jäseneksi saa liittyä kuka vain. Seuran johtokunnassa on vuorovuosina 3-4 paikkaa auki. Johtokunnan jäsenet saavat suunnitella ja toteuttaa toimintaa omien mielenkiinnon kohteidensa mukaan. Projekteissa eri tehtävät pyritään jakamaan sen mukaan, mitä kukin haluaa tehdä.” Projekti voi olla esimerkiksi kilpailujen tai match show’n järjestämistä. ”Kokoonnumme aika ajoin porukalla tarkistamaan, miten asiat sujuvat ja että ihmiset ovat tehtäviensä tasalla. Jos jollain osa-alueella on vaikeuksia, muut auttavat tarpeen mukaan. Samalla tulee varmistettua, että kaikki ovat tehneet oman osuutensa. Tärkeintä kuitenkin on, että kaikki tulee tehtyä määräaikaan mennessä.”
Ja miten se voittava kierre sitten lopulta syntyy? Suhosen mukaan sanonta ”seura tekee kaltaisekseen” pitää paikkansa myös tässä merkityksessä. 200 jäsenen joukosta löytyy aina muutama hyvä tyyppi. Kun johtokunnassa on ihmisiä, jotka ovat valmiita tekemään kaikenlaisia tehtäviä ja haluavat tehdä yhdessä työtä seuran hyväksi, joukkoon helposti hakeutuu lisää samantyyppisiä ihmisiä. Sellaiset, joita ei kiinnosta tehdä mitään seuran eteen tai ajattelevat lähinnä omaa etuaan, jäävät pian pois toiminnasta.
Kapeat hartiat
Joka paikassa asiat eivät kuitenkaan suju yhtä mallikkaasti kuin Kymijoen varressa. Toinen esimerkkimme on rotuyhdistys, jonka hallituksen jäsen ei halua nimeään julki.
Myös tässä yhdistyksessä on havaittu, että työnjako on viisainta laittaa paperille. Esimerkiksi sihteerin, rahastonhoitajan ja puheenjohtajan tehtävät on selkeästi merkitty, jolloin niistä ei synny kiistaa aiheuttavia epäselvyyksiä. Kun hallitukseen tulee uusia jäseniä, voidaan uudelle jäsenelle näyttää heti paperilla, mitä tehtäviä kyseiseen pestiin sisältyy. Näin ei työmääräkään tule yllätyksenä. Suurin rauhanhieroja ja voimatekijä on puheenjohtaja. ”Puheenjohtajalla pitää olla hyvät ihmissuhdetaidot. Hänen osalleen lankeaa tarpeen tullen sovun hierominen hallituksen jäsenten kesken. Kaikki haluavat, että puheenjohtaja on samaa mieltä juuri hänen kanssaan. Jos puheenjohtaja valittaa osastaan, se huonontaa muiden hallitusten jäsenten motivaatiota tehdä oma osansa.”
Yhdistyksen tehtävät lepäävät neljän ihmisen harteilla. Tietysti on aina parempi, jos edes jotain tehtäviä saadaan jaettua niin ettei kukaan kuormitu liikaa. Jäsen kertoo muistuttavansa aina välillä itseään, että kaikki tekevät yhdistyksen tehtäviä omalla vapaa-ajallaan ja joskus on helpointa tehdä tehtävä itse, jos näyttää siltä että vastuuhenkilöllä on juuri nyt kiirettä omassa elämässään ja vähemmän aikaa yhdistykselle.
Muuan seikka, josta jäsen antaa kiitosta yhdistykselle on asioista tiedottaminen ja niistä keskusteleminen suljetussa Facebook-ryhmässä. Tämä piirre mahdollistaa sen, että hallituksen jäsenet voivat keskustella yhdistyksen asioista ilman että tarvitsee järjestää usein tapaamisia, joissa kaikki olisivat paikalla. Lisäksi Facebook-ryhmän keskustelut jäävät näkyviin, jolloin voidaan tarvittaessa tarkistaa myöhemminkin, kuka lupasi tehdä mitä. Kun asioista on sovittu ryhmässä, kaikki tietävät mitä yhdistyksessä suunnitellaan.
Messualpakka kiistää kaiken. ”Ne oli tuossa naapurikarsinassa ja nahisteli. Lupasin olla hiljaa jos saan niiden heinät ja sain.”
Talous kohdillaan
Yhdistyksen tapahtumat ovat pääasiassa eläinten esittelyä messuilla. Tähän tarvitaan vapaaehtoisia. Kokemus on osoittanut, että niitä kannattaa värvätä yli tarpeen, sillä joillekuille sattuu yllättävän paljon sairastumisia messujen alla. ”Olen välillä ollut messuilla aamusta iltaan ja värvännyt omia tuttujanikin, jotka eivät ole hevosihmisiä, jakamaan taakkaa kanssani, kun riittävän moni on perunut tulonsa.” Yhdistyksen voimahahmot ovat tehneet hyvää tulosta talouspuolella, niinpä yhdistys on voinut alkaa maksaa kilometrikorvauksia niille jäsenille, jotka tulevat messuille tekemään töitä. Osa jäsenistä tuo eläimiä, toiset päivystävät osastolla. ”Ohareiden määrään se ei ole vaikuttanut mutta on ihan oikein, että ne jotka tekevät jotain ja käyttävät aikaansa yhdistyksen hyväksi, saavat edes jotain pientä vaivanpalkkaa.” Jos joku ilmoittaa toistuvasti viime hetken poisjäännistä, sellaista henkilöä on parempi olla vaivaamatta enää. Muut tekevät oman osuutensa paremmalla mielellä, kun voivat luottaa siihen että jokainen hoitaa tonttinsa. Mätä omena saa muutkin helposti happamiksi. Toinen ihmislaji, jota ei oteta hallitukseen, ovat tunnetut kasvattajat ja muut, jotka saattaisivat käyttää yhdistystä oman toimintansa markkinointikanavana.
Kaikesta huolimatta homma toimii, vaikka suurin osa jäsenistä on nukkuvia. Hallitus on nimittäin varsin sopuisa joukko. ”Tietysti ihmiset ovat eri mieltä asioista, mutta yhdistyksen toiminnasta emme riitele.” Yhdistys on hyväksynyt ajatuksen, että suurin osa jäsenkunnasta mieltää itsensä jäsenlehden tilaajiksi ja satunnaisten tapahtumapäivien kävijöiksi ilman halua vaikuttaa yhdistyksessä sen kummemmin, ja tältä pohjalta on onnistuttu rakentamaan kaikkia tyydyttävä malli. Kolikon toinen puoli on, että hallituksella on vapaat kädet suunnitella yhdistyksen ohjelmaa omien mieltymystensä mukaan. ”Teemme tapahtumista ja tuotteista sellaisia, jotka ovat meidän mielestämme hyviä, järjestämme juuri sellaisia tapahtumia jotka kiinnostavat meitä. Vaikka kukaan perusjäsenistä ei ilmoittautuisi mukaan, meillä on ainakin mukava päivä tiedossa.”
Tärkein asia on jäsenen mielestä hyvin yksinkertainen juttu: muista kiittää! Jäsenten kiittäminen merkitsee, että hallitus on nähnyt heidän tekevän oman osansa ja huomannut heidän vaivannäkönsä. Kiitoksen sanomatta jääminen tarkoittaa usein sitä, että henkilö ei vaivaudu toista kertaa auttamaan.
Artikkelikuva: Rick&Brenda Beerhurst, julkaistu Creative Commons -lisenssillä.
